Esta es una pregunta que se van a hacer muchas empresas tras la publicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, más resumidamente conocida como Ley de Protección de Informantes.

Y la respuesta es que sí, de forma obligatoria, para cierto tipo de empresas:

     a) Las personas físicas o jurídicas del sector privado que tengan contratados cincuenta o más trabajadores.

     b) Las personas jurídicas del sector privado que entren en el ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea en materia de servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medio ambiente.

c) Los partidos políticos, los sindicatos, las organizaciones empresariales y las fundaciones creadas por unos y otros, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.

En resumen, entidades que reciban o gestionen fondos públicos y las empresas privadas (autónomos o personas jurídicas) que cuenten con 50 o más trabajadores. Todas estas empresas, además de tener que contar con un canal de denuncias, deberán tener obligatoriamente un Delegado de Protección de Datos (DPD). Más información aquí, aquí y aquí.

Los requisitos de este canal de denuncias obligatorio serán, muy resumidamente, las siguientes:

1. Contar con los medios necesarios para asegurar la autenticidad, identidad y confidencialidad del denunciante, del denunciado y los testigos. Para ello se implementarán las medidas de seguridad adecuadas ( 17.1).
2. La información deberá poder almacenarse durante el tiempo que sea necesario para realizar nuevas investigaciones.
3. Se podrán hacer denuncias por escrito y verbales.(art. 17.2). Si son verbales, hay que documentarlas (grabación o transcripción literal).
4. Se designará a un responsable autónomo e imparcial para realizar el seguimiento e investigación de las denuncias (por lo que es ideal que se siga el cauce del canal externo).
5. Se emitirá un acuse de recibo de la denuncia en un plazo no superior a 7 días desde su recepción.
6. Solo podrán acceder a las denuncias el personal autorizado.

Así mismo, la normativa contempla la posibilidad de contratar el canal de denuncias a través de un PROVEEDOR EXTERNO, como puede ser un despacho de abogados o una consultoría. Es decir, que las empresas pueden gestionar ellas mismas su canal de denuncias o pueden tener un canal de denuncias externo gestionado por un proveedor, lo que representa la opción más recomendable en aras al cumplimiento de la normativa.

La Ley detalla cuál es el procedimiento que se debe seguir y el contenido de la información que se debe almacenar, que igualmente y de forma muy resumida, sería el que sigue:

1. Fecha de recepción de la denuncia.
2. Código de identificación.
3. Actuaciones desarrolladas.
4. Medidas adoptadas.
5. Fecha de cierre.

Posteriormente, se deberá comunicar a la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. o a través de las autoridades u órganos autonómicos.

Las empresas deberán tener un tratamiento nuevo de protección de datos, que se debería recoger en su Registro de Actividades del Tratamiento y nombrar un Delegado de Protección de Datos, igualmente de forma obligatoria.

Se debe informar también debidamente a los empleados de la existencia de este canal de denuncias, ya sea interno o, como es más recomendable, externo.

Y paralelamente a estas obligaciones, deberían tener también un Código de conducta, que como tal siguen sin ser preceptivo, pero que es recomendable en el caso de que efectivamente se cometa algún delito dentro de la empresa para atenuar o eximir la responsabilidad penal de la misma. Más información, aquí y aquí.

El incumplimiento de las obligaciones contenidas en la Ley de Protección del Informante lleva aparejado unas sanciones económicas que van de 1.001 € hasta 1.000.000 €, dependiendo de que el sujeto obligado sea persona física o jurídica y de la gravedad de la infracción..

Por último, el plazo para implementar el canal de denuncias obligatorio, depende del volumen de la empresa:

1. Las empresas con 250 o más trabajadores, tendrán hasta el 13 de junio de 2023 (3 meses desde entrada en vigor de la normativa).
2. Las empresas de 50 a 249 trabajadores tendrán hasta el 1 de diciembre de 2023 para implementar el canal de denuncias.

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